PDF-Formulare im Dokumentenmanager

Der Dokumentenmanager dient der Organisation aufenthaltsbezogener Dokumente und übernimmt dabei deren Ablage. Dadurch ist es auch für ungeübte Anwender einfach, Dokumente zu erstellen und wiederzufinden.
Für Antragstellungen oder Mitteilungen an Leistungsträger oder Behörden stellen wir Ihnen entsprechende PDF-Formulare zur Verfügung. Bei diesen PDF-Formularen handelt es sich um Originaldateien, die von den Leistungsträgern und Behörden zur Verfügung gestellt werden. Redline Data hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und das Layout und darf dieses auch nicht verändern.

Vorausgehende Informationen finden Sie in den Artikeln 'Dokumentenmanager' und 'Dokumente beim Aufenthalt neu anlegen'.

Die PDF-Formulare werden über eine spezielle Programmdatei mit aufenthaltsbezogenen Daten gefüllt. Sie können auf diese Weise nur die von Redline Data zur Verfügung gestellten Formulare verwenden und dürfen diese in Layout und Inhalt nicht verändern, sonst verlieren diese ihre rechtliche Gültigkeit. Sollten Sie feststellen, dass ein PDF-Formular veraltet ist, oder ein benötigtes Formular fehlt, melden Sie sich bitte bei uns. Sie benötigen für die Verwendung von PDF-Formularen lediglich den Adobe Reader Version 11 oder höher.

Sollte sich das PDF-Formular nicht automatisch mit Daten füllen oder beim Speichern erscheint eine zusätzliche Speicherabfrage, müssen Einstellungen im Adobe Reader angepasst werden.

1. Wenn sich das PDF-Formular nicht automatisch mit aufenthaltsbezogenen Daten füllt, erscheint am oberen Bildschirmrand eine gelb markierte Meldung. In dieser Meldung finden Sie rechts den Button 'Optionen'. Mit einem Klick auf diesen Button können Sie nun entscheiden, ob Sie diesem Dokument immer oder nur einmal vertrauen möchten. Soll diese Meldung nicht mehr erscheinen, wenn Sie ein neues PDF benutzen, muss in den Einstellungen im Adobe Reader die erweiterte Sicherheit deaktiviert sein. Öffnen Sie dazu den Adobe Reader und wählen im Menü 'Bearbeiten' den Unterpunkt 'Einstellungen' oder verwenden Sie die Tastenkombination 'STRG+K'. Wählen Sie auf der linken Seite 'Sicherheit (erweitert)' und entfernen Sie ggf. den Haken bei 'Erweiterte Sicherheit aktivieren'.
2. Auf einigen Systemen kann es beim Speichern eines PDF-Formulars zum Öffnen einer Speicherabfrage kommen. Wählen Sie in diesem Fall nur 'Speichern', der angegebene Speicherort ist der Dokumentenmanager des jeweiligen Aufenthaltes. Passen Sie die Einstellungen in Ihrem Adobe Reader an, um diese Speicherbestätigungen zu umgehen. Öffnen Sie dazu ein PDF und wählen im Menü 'Bearbeiten' den Unterpunkt 'Einstellungen' oder verwenden Sie die Tastenkombination 'STRG+K'. Hier finden Sie im Bereich 'Sicherheit (erweitert)' die Option 'Geschützten Modus beim Start aktivieren'. Hier darf kein Haken gesetzt sein. Gleiches gilt für die Option 'Erweiterte Sicherheit aktivieren'. Auch hier darf kein Haken gesetzt sein.

Bei der Neuanlage eines PDF-Formulars aus dem Vorlagenbereich 'PDF-FORMULARE' werden Daten aus unterschiedlichen Bereichen des PATFAKs in dieses Formular eingelesen. Die Quelle unterscheidet sich dabei von Vorlage zu Vorlage.
Die Formularfelder, die nicht automatisch gefüllt werden können, füllen Sie wie gewohnt über die Tastatur aus. Sie können auch automatisch eingetragene Daten, wie z.B. das Datum der Unterschrift, noch verändern. Bei der Verwendung des Adobe Readers ist beim Speichern ausschließlich die Funktionalität 'Speichern' oder alternativ die Tastenkombination 'strg' und 's' zu verwenden. Nutzen Sie nicht 'Speichern unter' und auch nicht das 'X' zum Schließen eines Dokumentes, um eine Speicherabfrage zu erhalten. Nur durch die Benutzung der Funktionalität 'Speichern' oder die entsprechende Tastenkombination werden die Informationen zurück in die Datenbank geschrieben und sind beim nächsten Aufruf vorhanden.

Im Gegensatz zu Word- oder Excel-Vorlagen wird ein einmal ausgefülltes und gespeichertes Formular beim erneuten Öffnen nicht noch einmal mit den aufenthaltsbezogenen Daten aktualisiert. Dies bedeutet, dass Sie, wenn sich Eintragungen des Aufenthaltes geändert haben, die in dem Formular verwendet werden, das bereits angelegte Formular manuell korrigieren, oder es erneut anlegen müssen. Ist das Formular bereits vollständig ausgefüllt, empfehlen wir die manuelle Korrektur.

Hinweis zu einem möglichen Fehler bei der Verwendung des kostenfreien Adobe Reader

Es gibt aktuell ein Problem beim befüllen von PDF Dokumenten in Verbindung mit der kostenlosen Version des Adobe Reader.

Das Problem äußert sich wie folgt: Wenn eine PDF geöffnet wird, führt der Adobe Reader eine Online-Abfrage aus. Wenn nun bevor die Abfrage abgeschlossen ist, in ein Datenfeld geklickt wird, schließt sich das PDF Dokument oder es kommt eine Meldung, dass das Programm nicht mehr reagiert. Diese Online-Abfrage dauert zwischen 3 und 7 Sekunden. Ob die Abfrage schon beendet wurde ist nur daran zu erkennen, das unten links im Adobe-Prograsmm ein Hinweis auf eine  'Gratis 7-Tage-Testversion' angezeigt wird. Bis dieser Fehler durch Adobe behoben wurde, muss diese Anzeige abgewartet werden.